Am 7. November 2007 fand im Max Planck-Institut für Plasmaphysik in Garching bei München eine Sicherheitsfachtagung für Sicherheitsverantwortliche und Verwaltungsmanager von Hochschulen, wissenschaftliche Institute und Großforschungseinrichtungen statt. Teilnehmer waren ca. 25 Kunden und potentielle Kunden aus den genannten Segmenten. Vorbereitet wurde die Veranstaltung durch das Teilsegment Wissenschaft und Bildung unter Leitung von Harald Messner und Hans-Dieter Hartung.
Nach einführenden Vorträgen zur Sicherheitslage, spezifischen Bedrohungsphänomenen im Bereich des Wissenschaftsbetriebs und Anforderungen an die Sicherheitsorganisation von Hochschulen und wissenschaftlichen Einrichtungen hielt Kai Bäuerlein, Leiter des Dezernats Technik und Bauen der Universität Stuttgart, das Hauptreferat: Sicherheit und Service- Anspruch und Wirklichkeit des Sicherheitsbedarfs wissenschaftlicher Einrichtungen.
Im Mittelpunkt des Vortrags standen:
- die Darstellung des Sicherheitsbedarfs der Universität Stuttgart mit dem zusammenhängenden Campus in dem Vorort Vaihingen und den zahlreichen Außenstellen in der Innenstadt
- die Anforderungen an den Sicherheitsdienstleister, an den innerhalb des Supportprozesses Gebäude-management (mit dem Kernprozess Gebäudebewirtschaftung) die Aufgabe der Sicherheitsgewährleistung vergeben wird
- und die Beschreibung des „gemeinsamen Weges“, den das Gebäudemanagement und der Sicherheitsdienstleister zu gehen haben.
Als besondere Herausforderungen bezeichnete der Referent:
- die Größe und Verschiedenheit der Liegenschaften
- die behördlichen Auflagen zur Gewährleistung der Sicherheit – sowohl Security wie Safety (z.B. nach der Versammlungs-stättenVerordnung)
- die besondere Spezies Student, der Studiengebühren zahlt und daher als Kunde ein hohes Maß an Service und Sicherheit verlangen darf
- die Schwierigkeit jeglicher Zutrittskontrolle in einem so offenen Bereich mit Zugangsberechtigten, die als solche nicht erkennbar sind
- den Objektschutz für etwa 19.000 Räume und die Existenz von ca. 150 wissenschaftlichen „Kleinbetrieben“, die teilweise Tag und Nacht, in der Woche wie am Wochenende, für berechtigte Wissenschaftler zugänglich sein müssen – zumal „Nobelpreise nicht selten nachts erarbeitet werden“; der Institutsleiter sei auch Geschäftsmann und lasse sich nicht gern in Zwänge passen
- den stark wechselnden Belegungsprozess durch Vorlesungen, Praktika und Versuche, bei denen (z.B. bei Testläufen von Fahrzeug- Prototypen im Windkanal) das Know how auch vor Ausspähung geschützt werden muss
Der jeweils verantwortliche Beschäftigte des Sicherheitsdienstleisters muss – so Bäuerlein – im Spannungsfeld zwischen Auftraggeber und Nutzer im Hochschulbereich beiden gerecht werden. Dieses Spannungsfeld müsse aufgelöst werden, durch die Festlegung geeigneter Rahmenbedingungen, eine Sicherheitskonzeption und Dienstanweisungen, die möglichst viele Sonderfälle regeln.
Die Sicherheitsdienstleistung müsse geprägt sein von Handlungssicherheit, Kompetenz, Fachwissen, Verlässlichkeit und Rechtmäßigkeit des Handelns. Die Dienstleistung erfolge oft zu einer Tageszeit, in der kein Ansprechpartner der Universitätsverwaltung
zu erreichen sei. Der Sicherheitsdienstleister müsse integriert werden in das Universitätsleben und müsse sich integrieren lassen. Das Verhältnis des Gebäudemanagements zum Sicherheitsdienstleister solle geprägt sein von einer störungsfreien Kommunikation, Offenheit und Transparenz. Für Konfliktfälle müsse es ein Krisenmanagement mit Eskalationsstufen geben. Bei einem „richtigen Umgang“ mit Konflikten bleibe für beide Seiten die „Win/win-Situation“ erhalten.
Das Konzept des Gebäudemanagements der Universität Stuttgart fasste Bäuerlein unter „3 M“ zusammen:
- klare Definition der Mission
- der handelnde Mensch müsse gut ausgebildet sein und sich
als verlängerter Arm der Universität verstehen
- und das Material solle zum Auftrag passen
Anschließend zeichnete Manfred Buhl, CEO SECURITAS Sicherheitsdienste GmbH, das aktuelle Bild des Sicherheitsgewerbes in Deutschland und beschrieb Möglichkeiten zu einer Überwindung der massiven Probleme. Das Sicherheitsgewerbe sei nicht vorbereitet auf Europa und benötige eigentlich politische Unterstützung zur Regulierung des deutschen Marktes. An den niedrigen Berufszugangsbarrieren werde sich in den nächsten Jahren nicht viel ändern. Die Beziehung zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern habe sich erheblich verschlechtert. Da Deutschland sehr sicher ist, sei das Sicherheitsbewusstsein nicht hoch. Das Gewerbe stagniere. Der Tarifdschungel mit über 70 Tarifverträgen und 250 Lohngruppen begünstige viele schwarze Schafe.
Im Gewerbe, aber auch bei den potenziellen Auftraggebern von Sicherheitsdienstleistungen werde in Mannstunden gedacht. Die Auftraggeber gäben detailliert vor, welche Leistung sie erwarten. Genau hier liege eine der Hauptursachen für das Dilemma, das in der Zukunft noch viel stärker zu einer nachhaltigen Störung der Wechselbeziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer führen werde.
Das Sicherheitsgewerbe sei mit immer weiter steigendem Druck der Auftraggeber auf die Preise nicht mehr in der Lage, deren Erwartung hinsichtlich der Preisbildung zu erfüllen. Deshalb wendeten immer häufiger Unternehmen Praktiken an, die man als Betrug bezeichnen könne. Der deutsche Sicherheitsgewerbemarkt bedürfe der Bereinigung. 5.000 Unternehmen seien zu viel. Zukunftsorientierte Unternehmen müssten ihren Auftrag richtig verstehen. Das Sicherheitsgewerbe behaupte zwar, dass das Kerngeschäft Sicherheit bei ihm liege, führe es aber nicht aus, sondern lasse sich minutiös vorgeben, was es zu tun und zu lassen habe. Es investiere auch nicht in sein Kerngeschäft. Hier liege die Herausforderung für das Sicherheitsgewerbe der Zukunft. Entweder bleibe es ewig „Mannstunden-Lieferant“ oder entwickle Sicherheit zum wirklichen Kerngeschäft: Analyse des Kundenbedarfs und Bedarfsdeckung durch Manpower, Technik, Service und Investment aus einer Hand. Die Zukunft gehöre den Sicherheitsunternehmen, die sich weiter spezialisierten, die ihr Wissen über die Bedürfnisse ihrer Kunden ständig erweiterten und sich genügend Know-how aufbauten, um diese Anforderungen auch erfüllen zu können.
Document Solutions – effiziente Dokumentenhandling unter Sicherheitsaspekten – erläuterte Michael Kramss, der Leiter dieser strategischen Geschäftseinheit von SECURITAS mit den Segmenten Archivmanagement, Mailservice, Kurier- und Beleglogistik sowie Datenträgermanagement. Ziel der Geschäftstätigkeit in diesem Segment ist eine langfristige Vertragsgestaltung mit Kosten-reduzierung und Qualitätsverbesserung. Vier Grundanforderungen an Document Solutions bezeichnete Kramss: Verfügbarkeit, Sicherheit (vor physischer Beschädigung, Verlust und unberechtigtem Zugriff), revisionssichere Archivierung der Dokumente und niedrigere Kosten.
Problemstellungen ergäben sich aus zu hohen administrativen Kosten, zu geringen Raumressourcen, zu großen Dokumenten- und Datenmengen und zu engen Personalressourcen mit Vertretungsproblematik. Der Referent schilderte Lösungsansätze (externes Archivmanagement und elektronisches Dokumenten-Managementsystem) sowie den Digitalisierungsprozess.
Die Dokumentensicherheit werde gewährleistet durch
- Einsatz ausgesuchten und überprüften Personals
- Komplettes Handling aus einer Hand
- Teilnahme am Geheimschutzverfahren des BMWi
- hoher Standard bei der technischen Absicherung
- Verhinderung von Schadenereignissen
- Hohe Sicherheitsstufe der Datensicherungsräume (bei Beflammung über 1.000 Grad bleibt für mehrere Stunden
die Innentemperatur unter 50 Grad)
- Verfügbarkeit der Unterlagen innerhalb weniger Stunden
- Zugriff auf archivierte Unterlagen via Web-Portal
- Langfristige Sicherstellung der Dienstleistung (idR 5- oder 10-Jahresvertrag)
Erreicht werde dadurch eine Reduzierung der Administrationskosten durch minimierten Suchaufwand, leistungs-bezogene Abrechnung (Kostentransparenz), personalunabhängige Sicherstellung der Dienstleistung, schneller Zugriff auf physische Archivalien durch rationelle und standardisierte Arbeitsabläufe, sichere Aufbewahrung der Archivalien und Möglichkeit des Online-Zugriffs ohne Installation von Zusatzsoftware.
Abschließend skizzierte Dr. Volker Pohl die konzeptionelle Ausschreibung von Leistungen im Rahmen der VOL. Ausgeschrieben werden sollte nicht eine bestimmte Zahl von Mannstunden, sondern ein Konzept, dessen Erfordernisse im einzelnen zu beschreiben sind. Nebenangebote seien wettbewerbspolitisch erwünscht – auch wenn ein Bieter, der ein optimales Konzept liefert, kein Nebenangebot brauche.
Auf jeden Fall müsse die Leistung im Nebenangebot mit der ausgeschriebenen Hauptleistung gleichwertig sein und dürfe nicht weniger bieten. Nach Abgabe des Angebots sei eine Nachverhandlung unzulässig. Gespräche dürften nur dem Ziel dienen, Unklarheiten auszuräumen. Die Bewertung der Angebote erfolge in vier gedanklich zu trennenden Wertungs-stufen. Wichtig für die Unangreifbarkeit der Vergabe sei die Anfertigung eines Vergabevermerks.
Die anschließende Diskussion zeigte das große Interesse der Teilnehmer an den behandelten Themen. Das wurde auch an einer Reihe nachträglicher Anrufe potentieller Kunden deutlich.