Integritetspolicy för Workplace

1. Bakgrund och syfte

1.1 Vi värnar om din integritet och vi vill ta ansvar för och vara rättvisa och transparanta när det gäller vår insamling och användning av dina personuppgifter. Workplace är en onlineplattform som skapats av Facebook, där du som användare kan samarbeta och dela information på arbetet. Plattformen Workplace omfattar webbplatser, applikationer och relaterade onlinetjänster för Workplace Premium (nedan tillsammans "Tjänsten").

1.2 Denna integritetspolicy ("Integritetspolicy") beskriver hur din information samlas in, används och delas när du använder Tjänsten och är tillämplig på behandlingen av dina personuppgifter som genomförs i samband med användningen av Tjänsten. Denna Integritetspolicy gäller för anställda i, och konsulter som arbetar på uppdrag av, Securitas AB (556302-7241) och anställda i, och konsulter som arbetar på uppdrag av, Securitas Intelligent Services AB (556655-4670).

1.3 Tjänsten tillhandahålls dig från din arbetsgivare, dvs. om du är anställd i Securitas AB tillhandahålls Tjänsten dig av Securitas AB och om du är anställd i Securitas Intelligent Services AB tillhandahålls Tjänsten dig av Securitas Intelligent Services AB.

1.4 Om du arbetar som konsult på uppdrag av Securitas AB eller Securitas Intelligent Services AB och du har beviljats tillgång till Tjänsten, tillhandahålls Tjänsten dig av det utav bolagen som du utför ditt konsultuppdrag för.

1.5 Om du är anställd i Securitas AB (556302-7241) är Securitas AB personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med din användning av Tjänsten. Vänligen se kontaktinformation i punkt 10.1 nedan.

1.6 Om du är anställd i Securitas Intelligent Services AB (556655-4670) är Securitas Intelligent Services AB personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med din användning av Tjänsten. Vänligen se kontaktinformation i punkt 10.2 nedan.

1.7 Securitas AB och Securitas Intelligent Services AB benämns nedan var för sig som "Securitas", "vi", "oss" eller "vår".

1.8 Vänligen notera att Tjänsten är fristående från andra Facebook-tjänster som du eventuellt använder. Sådana andra Facebook-tjänster tillhandahålls till dig av Facebook och de omfattas av sina egna villkor. För att undvika missförstånd, denna Integritetspolicy är inte tillämplig på några sådana tjänster.

2. Vilken typ av information samlas in om dig

Securitas kan komma att samla in och behandla följande typer av information när du, dina kolleger eller andra användare inom Securitas-koncernen använder Tjänsten:

  • din kontaktinformation, såsom fullständigt namn och e-postadress;
  • ditt användarnamn och lösenord;
  • din titel, avdelningsinformation och annan information som rör ditt arbete eller Securitas;
  • innehåll, kommunikation och annan information som du lämnar när du använder Tjänsten, inklusive när du registrerar ett konto, skapar eller delar innehåll och skickar meddelanden eller kommunicerar med andra. Det kan innefatta information i eller om innehållet du delar (t.ex. metadata), såsom platsen för ett foto eller datumet då en fil skapades;
  • innehåll, kommunikation och information som andra personer lämnar när de använder Tjänsten. Det kan innefatta information om dig, till exempel när de delar eller kommenterar ett foto på dig, skickar ett meddelande till dig, eller laddar upp, synkroniserar eller importerar din kontaktinformation;
  • all kommunikation med andra användare av Tjänsten;
  • användarkommunikation, feedback, förslag och idéer som skickas till Securitas;
  • faktureringsinformation (dvs. om ditt konto har varit aktivt den senaste månaden); och
  • information som du tillhandahåller när du eller Securitas kontaktar eller engagerar plattformens support avseende Tjänsten.

3. Hur använder vi dina personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter för följande ändamål och med den lagliga grund som anges nedan:

Ändamål med behandlingen Laglig grund för behandlingen
Dina personuppgifter behandlas i syfte att Securitas ska kunna tillhandahålla dig ett användarkonto, ge dig tillgång till Tjänsten och för att administrera ditt användarkonto i Tjänsten. Behandlingen är nödvändig för ditt avtal med Securitas AB eller Securitas Intelligent Services AB.
Tjänsten ska utgöra den primära kommunikationsplattformen för information som inte är av operativ karaktär eller verksamhetsstyrande inom Securitas AB och Securitas Intelligent Services AB. Tjänsten utgör därmed ett arbetsredskap för samtliga anställda och konsulter som ges tillgång till Tjänsten.
Securitas kan även komma att använda dina personuppgifter i syfte att kontrollera, förhindra, utreda eller vidta andra åtgärder i relation till missbruk av Tjänsten eller brott mot policyn för tillåten användning av Workplace eller denna Integritetspolicy eller i samband med legala åtgärder, misstanke om bedrägeri eller potentiella hot mot Securitas eller andras rättigheter.

Behandlingen genomförs baserat på ett berättigat intresse, efter en intresseavvägning där följande Securitas beaktat följande intressen:

- Securitas intresse av att utreda misstankar om missbruk av Tjänsten och vidta åtgärder mot missbruk av Tjänsten eller brott mot policyn för tillåten användning av Workplace eller denna Integritetspolicy;

- Securitas intresse av att brott eller hot mot dennes intressen/rättigheter utreds och bevisas;

- tredje parts intresse av att brott eller hot mot dennes intressen/rättigheter utreds och bevisas; och/eller

- svensk eller utländsk myndighets intresse av att bedriva brottsbekämpande verksamhet och sammanställa bevisning för sådana ändamål.


4. Delning av dina personuppgifter

Vi kommer att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare under följande omständigheter och av följande skäl:

Anställda i Securitas AB eller Securitas Intelligent Services AB: Dina personuppgifter kommer att delas med våra anställda. Våra anställda kommer endast att behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter och sådana anställda kommer endast att behandla dina personuppgifter på vår instruktion och i enlighet med denna Integritetspolicy.

Tredjeparts tjänsteleverantörer: Vi delar dina personuppgifter med tredjeparts tjänsteleverantörer som bistår Securitas genom att tillhandahålla tjänster relaterade till Securitas verksamhet och vilka därför behandlar personuppgifter för Securitas räkning. Detta innefattar:

  • IT-infrastruktur leverantörer, utvecklare och lagringsleverantörer;
  • IT-underhållsleverantörer; och
  • andra tredjeparts tjänsteleverantörer såsom mjukvaruleverantörer och tjänsteleverantörer som underlättar och/eller tillhandahåller oss tjänster för att vi ska kunna ge dig tillgång till Tjänsten.

Dessa tredjeparts tjänsteleverantörer har endast rätt att använda dina personuppgifter på så sätt som är nödvändigt för att kunna tillhandahålla oss sina tjänster och de har inte någon självständig rätt att behandla eller dela dina personuppgifter.
Securitas kommer vidare att dela dina personuppgifter som Securitas samlar in med Facebook som den yttersta leverantören av Tjänsten i syfte att Facebook ska kunna tillhandahålla och supportera Tjänsten samt i enlighet med andra instruktioner som de tar emot. Facebook kan komma att använda dina personuppgifter för att, till exempel,:

  • kommunicera med användare och administratörer om deras användning av Tjänsten;
  • förstärka Tjänstens säkerhet och trygghet för Securitas och andra användare, såsom genom att utreda misstänkt aktivitet eller brott mot tillämpliga villkor eller policys;
  • anpassa din och Securitas upplevelser som en del av Facebooks tillhandahållande av Tjänsten;
  • utveckla nya verktyg, produkter och tjänster i Tjänsten för Securitas;
  • sammankoppla aktiviteter i Tjänsten på olika enheter som används av samma individ för att förbättra Tjänstens övergripande drift;
  • identifiera och åtgärda fel som kan förekomma; och
  • genomföra data- och systemanalys, inklusive forskning för att förbättra Tjänsten.

Koncernbolag: Vi delar dina personuppgifter med våra dotterbolag och koncernbolag som behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Dessa är skyldiga att endast behandla sådana personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och i enlighet med denna Integritetspolicy. De har inte någon självständig rätt att behandla eller dela dina personuppgifter.

Andra användare: Dina personuppgifter kan vara tillgängliga för andra användare av Tjänsten. Dina uppgifter kommer endast delas med andra användare inom ditt bolag och inom Securitaskoncernen.

5. Överföring av dina personuppgifter till utanför EU/EES

De personuppgifter som vi samlar in om dig kan komma att överföras och behandlas i ett land utanför EU/EES (dvs. i ett s.k. tredje land), inklusive länder som EU-kommissionen inte anser ha en adekvat skyddsnivå för personuppgifter. I sådant fall kommer vi att vidta alla nödvändiga åtgärder enligt tillämplig lag för att en sådan överföring av dina personuppgifter ska ske i enlighet med tillämplig lag. Vi kommer endast att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om (i) EU-kommissionen har beslutat att relevant tredje land har en adekvat skyddsnivå, eller (ii) när överföringen skyddas av lämpliga skyddsåtgärder i form av standardavtalsklausuler godkända av EU-kommissionen (se vidare på https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en) (enligt artikel 46.2 i dataskyddsförordningen (2016/679) ("Dataskyddsförordningen")) eller då mottagaren har en Privacy Shield-certifiering hos amerikanska handelsministeriet (se vidare på https://www.privacyshield.gov/welcome) (enligt artikel 45 i Dataskyddsförordningen). Om du vill ha ytterligare information om överföringen av dina personuppgifter eller avseende de skyddsåtgärder som vi använder vänligen kontakta oss på kontaktinformationen under punkt 10 nedan.

6. Länkar och innehåll från tredje part

Tjänsten kan innehålla länkar till webbplatser och tjänster som tillhandahålls och underhålls av tredje parter. Sådana tredjeparts webbplatser och/eller tjänster kan regleras av egna användarvillkor och integritetspolicys och din användning av sådana webbplatser och/eller tjänster kommer att regleras av och omfattas av sådana användarvillkor och integritetspolicys. Du bör granska användarvillkoren och integritetspolicy för varje webbplats och/eller tjänst som du besöker/använder. Du förstår och accepterar att Securitas inte stödjer och att Securitas inte ansvarar för beteende, funktioner eller innehåll på sådana tredje parts webbplatser och/eller tjänster eller för transaktioner du kan komma att ingå med leverantören av sådana webbplatser och/eller tjänster.

7. Lagring

7.1 Dina personuppgifter sparas så länge du har ett användarkonto i Tjänsten. Securitas kommer inte att spara dina personuppgifter efter att ditt användarkonto har inaktiverats eller avslutats, om det inte är nödvändigt att spara sådan data för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att skydda Securitas intressen (t.ex. i relation till en pågående legalprocess) och i sådant fall kommer vi endast att spara uppgifterna under den tid som är nödvändig för att kunna uppfylla ändamålen med sådan fortsatt behandling. Det tar dock vanligtvis omkring 90 dagar att radera ett användarkonto efter att det har avslutats och viss information kan komma att finnas kvar under en viss tid därefter i säkerhetskopior.

7.2 Vänligen notera att innehåll som du skapar och delar i Tjänsten ägs av Securitas och kan finnas kvar i Tjänsten och vara tillgängligt även om Securitas inaktiverar eller avslutar ditt användarkonto (dvs. innehåll som du tillhandahåller i Tjänsten liknar annat typer av innehåll (såsom presentationer eller skrivelser) som du genererar som en del av din anställning).

8. Dina rättigheter

8.1 Du kan få tillgång till, rätta eller radera information som du har laddat upp till Tjänsten med hjälp av verktygen som är tillgängliga i Tjänsten (till exempel genom att redigera din profilinformation eller via aktivitetsloggen). Om du inte kan hantera din information genom att använda verktygen i Tjänsten, vänligen se vidare information om dina rättigheter nedan och kontakta oss om du vill utöva dina rättigheter.

8.2 Rätt till tillgång: Du har rätt att be oss om bekräftelse på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig genom att begära ett så kallat registerutdrag. Vänligen notera att om vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att be dig tillhandahålla ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och för att säkerställa att informationen lämnas till rätt person.

8.3 Rätt till rättelse: Du har rätt att, utan onödigt dröjsmål, få felaktiga personuppgifter som vi behandlar om dig rättade. Inom ramen för denna rätt har du även rätt att, med beaktande av ändamålet med behandlingen, få ofullständiga personuppgifter kompletterade.

8.4 Rätt till radering: Du har rätt att be oss radera personuppgifter som vi behandlar om dig och vi är skyldiga att, utan onödigt dröjsmål, radera de relevanta personuppgifterna under vissa omständigheter, till exempel om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in eller i övrigt behandlas. Du kan be oss om mer information kring under vilka omständigheter vi är skyldiga att radera dina personuppgifter genom att kontakta oss på den information som anges i punkt 10 nedan. Vänligen notera att vi inte är skyldiga att radera dina personuppgifter om vi kan visa att behandlingen är nödvändig för att vi, till exempel, ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse som åligger Securitas eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller om vi har någon annan laglig grund för att behålla uppgifterna.

8.5 Rätt till begränsning: Du har rätt att be oss begränsa vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter, till exempel om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Du kan be oss om mer information kring under vilka omständigheter vi är skyldiga att begränsa behandlingen av dina personuppgifter genom att kontakta oss på den information som anges i punkt 10 nedan.

8.6 Rätt att invända: Du har rätt att, när som helst och av skäl som hänför sig till din specifika situation, invända mot Securitas behandling av dina personuppgifter om vår behandling grundar sig på till exempel berättigat intresse (efter en intresseavvägning). Om du invänder mot sådan behandling får Securitas inte längre behandla dina personuppgifter för det relevanta syftet såvida vi inte kan visa på tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för att fastställa, utöva eller försvara ett rättsligt anspråk.

8.7 Rätt till dataportabilitet: Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller på fullgörandet av ett avtal med dig har du rätt att, om behandlingen sker automatiskt, få ut en kopia av de personuppgifter som rör dig och som du själv tillhandahållit oss, i ett strukturerat, allmänt använt digitalt format och att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att vi hindrar detta. Du har vidare rätt att begära att dessa uppgifter ska överföras direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig, om det är tekniskt möjligt för oss (s.k. dataportabilitet).

8.8 Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot tillämplig lag har du rätt att lämna in ett klagomål till relevant tillsynsmyndighet (såsom Datainspektionen) i ditt hemland, det land där du arbetar eller i det land där den påstådda överträdelsen skett.

8.9 Om du önskar erhålla en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som nämns ovan, vänligen kontakta oss (se kontaktinformation under punkt 10 nedan).

9. Ändringar i denna Integritetspolicy

Securitas förbehåller sig rätten att företa ändringar i denna Integritetspolicy. Securitas kommer, innan Securitas gör några väsentliga ändringar i denna Integritetspolicy, förse dig med ett tydligt meddelande därom på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till omständigheterna, till exempel genom att tillhandahålla dig ett tydligt meddelande därom i Tjänsten.

10. Kontakta oss

10.1 Om du är anställd i Securitas AB och har frågor om behandlingen av dina personuppgifter, denna Integritetspolicy, i övrigt har synpunkter på Securitas ABs behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan, vänligen kontakta Securitas AB eller Securitas ABs dataskyddsombud på:

Securitas AB
Box 12307
102 28 Stockholm
Sverige
E-post: privacy@securitas.com

Kontakta Securitas ABs dataskyddsombud på:
Securitas AB
Att: Data Protection Officer
Box 12307
102 28 Stockholm
Sverige
E-post: dpo@securitas.com

10.2 Om du är anställd i Securitas Intelligent Services AB och har frågor om behandlingen av dina personuppgifter, denna Integritetspolicy, i övrigt har synpunkter på Securitas Intelligent Services ABs behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan, vänligen kontakta Securitas Intelligent Services AB på:

Securitas Intelligent Services AB
Box 12307
102 28 Stockholm
Sverige
E-post: privacy@securitas.com